Un briefing es la información, casi siempre por escrito, con la que quien encarga un trabajo le explica a quien lo va a hacer qué necesita, para qué y con qué medios. Un briefing de evento es eso mismo aplicado a una presentación, un congreso o una cena de empresa: la información que necesita la productora para diseñar el evento y, sobre todo, para presupuestarlo sin que aparezcan partidas nuevas a mitad de camino. Casi todo lo que se publica sobre el briefing viene de la publicidad y se queda en el público y el mensaje. En un evento eso es la mitad. La otra mitad es física: cuánta gente viene, dónde, a qué hora se puede montar, quién come qué y quién se sienta dónde. Aquí tienes los campos que tiene que llevar, una plantilla para copiar y los datos que más se olvidan.
01Qué es un briefing y cómo se dice en español
Briefing es un anglicismo, del verbo inglés to brief, dar instrucciones. La FundéuRAE recoge los dos sentidos que le da el diccionario de Oxford: una reunión para dar información e instrucciones, y la acción de informar o instruir a alguien. Para el primero propone sesión o reunión informativa; para el segundo, informe[1].
En agencias y productoras se usan brief y briefing casi como sinónimos. Si quieres separarlos, el brief es el documento escrito y el briefing, el acto de informar o la reunión en la que se repasa. Una llamada puede servir de briefing, pero no sustituye al documento: a la semana cada uno recuerda una cosa distinta.
En un evento la palabra tiene un segundo uso: la reunión con el personal antes de abrir puertas, en la que se repasa quién hace qué. Esa la contamos en qué es una azafata de eventos; aquí va la otra, la del cliente a la productora.
Con un briefing completo, el presupuesto que recibes se parece al evento que vas a tener. Con uno incompleto, la diferencia aparece después.
02Del briefing de publicidad al de un evento: qué cambia
El briefing publicitario de manual responde a cuatro preguntas: quién es la marca, a quién se dirige, qué quiere decir y para cuándo lo necesita. Con eso basta, porque lo que se entrega es una pieza: un anuncio o una campaña.
Un evento ocurre un día concreto, en un sitio concreto, con personas que llegan, se sientan, comen, escuchan y se van. Detrás de cada cosa hay un proveedor y un coste que depende de números que solo puede dar quien encarga: asistentes, horas, metros, pantallas.
En publicidad, un dato que falta se arregla con otra ronda de cambios. En un evento se descubre en el montaje, cuando ya no hay margen para cambiar de sala ni de proveedor. Por eso el briefing de un evento se parece menos a un documento creativo y más a una ficha técnica con una parte estratégica delante.
03Qué tiene que llevar un briefing de evento: los campos que pide la productora
Estos son los campos con los que una productora puede pedir precios reales a cada proveedor. En la tercera columna está lo que cada uno decide del presupuesto.
| Campo | Qué escribir | Qué decide |
|---|---|---|
| Objetivo | Para qué se hace el evento y cómo sabrás que ha salido bien | El formato: no se monta igual un evento para vender que uno para agradecer |
| Público | Quién viene (equipo, clientes, prensa, autoridades), de dónde y en qué idiomas | Traslados, alojamiento, traducción y el tono del programa |
| Fecha y alternativa | Día principal, una segunda opción y si la fecha se puede mover | Qué recintos y proveedores están libres, y a qué precio |
| Asistentes | Invitados, cuántos esperas que vengan y el máximo posible | Tamaño de sala y cuántos cubiertos y personas de acogida hacen falta |
| Espacio | Si ya está elegido o hay que buscarlo; interior o exterior; horas libres para montar | Alquiler, horas de montaje y plan B si llueve |
| Presupuesto | Una cifra o una horquilla, diciendo si lleva IVA | Qué propuesta es realista; sin cifra, la productora adivina |
| Técnica | Ponentes, vídeos, música, grabación o emisión en directo | Sonido, pantallas, iluminación y técnicos |
| Catering | Tipo de servicio (café, cóctel, comida sentada) y horario | Cubiertos, camareros, menaje y menús especiales |
| Protocolo | Si asisten autoridades o hay entrega de premios | Personal de protocolo, presidencia y orden de intervenciones |
| Comunicación | Invitaciones, inscripción, prensa, redes y fotografía | Formulario, acreditaciones, fotógrafo y vídeo |
No hace falta tenerlo todo decidido. Un «todavía no lo sabemos» también es un dato: le dice a la productora qué partidas tiene que presupuestar con margen. Un campo en blanco, en cambio, no se sabe si está pendiente u olvidado. Si en tu evento actúa un artista o interviene un ponente con sus propias necesidades técnicas, en qué es un rider técnico tienes cómo leer lo que te pida.
¿Tienes el briefing a medias?
Mándanos lo que tengas, aunque falten campos, desde el formulario o a hola@granviaproductions.com. Te devolvemos las preguntas que faltan para poder presupuestar con precios cerrados, no con estimaciones.
Organizar mi evento →04Plantilla de briefing de evento para copiar
Cópiala en un documento y contesta con frases cortas. Si un punto no procede en tu evento, escribe «no procede»: así queda claro que no se ha saltado.
- Empresa, persona de contacto y quién aprueba el presupuesto.
- Nombre provisional del evento y tipo: presentación, congreso, jornada, cena, celebración.
- Objetivo principal y cómo se medirá si se ha cumplido.
- Público: perfil, de dónde viene, idiomas, y si habrá autoridades o prensa.
- Fecha principal, fecha alternativa y horario aproximado.
- Número de invitados, asistentes previstos y máximo posible.
- Espacio: elegido o por buscar, ciudad, interior o exterior, horas libres para montar y desmontar, y si obliga a usar su catering o su técnico.
- Presupuesto o horquilla, con o sin IVA, y qué partidas paga ya la empresa por su cuenta.
- Programa: intervenciones, duración y si hay vídeos o presentaciones.
- Técnica: sonido, pantallas, iluminación, grabación o emisión.
- Catering: tipo de servicio, horario y cuántos menús especiales hacen falta, sin nombres.
- Protocolo: autoridades, presidencia, entrega de premios o firmas.
- Comunicación: invitaciones, prensa, redes y fotografía.
- Inscripción: quién la gestiona y qué datos se piden.
- Accesibilidad: movilidad reducida, intérprete de lengua de signos, otras necesidades.
- Para cuándo hace falta la propuesta y fecha límite para decidir.
El último punto parece un trámite y no lo es. Si la decisión se toma tarde, los recintos y los proveedores que estaban libres al pedir precio pueden no estarlo al confirmar. Para lo que viene después del briefing, la checklist para organizar un evento de empresa recoge todo lo que hay que tener listo antes de la fecha.
05Un ejemplo: el mismo briefing, vago y bien rellenado
Una empresa inventada prepara una mañana de presentación de producto para sus clientes. Así cambia el briefing según cómo se conteste cada campo:
| Campo | Respuesta vaga | Respuesta que permite presupuestar |
|---|---|---|
| Asistentes | «Unas cien personas» | «Invitamos a 160, esperamos unos 110 y la sala tiene que aguantar 130 por si acaso» |
| Fecha | «A finales de junio» | «Un jueves de la tercera semana de junio; si no hay sala, el de la cuarta. De 10:00 a 14:00» |
| Montaje | «Ya lo veremos ese día» | «La sala está libre desde la tarde anterior y hay que dejarla vacía a las 16:00» |
| Presupuesto | «Depende de lo que cueste» | «Entre ___ y ___ € sin IVA, con el catering incluido; los desplazamientos de los clientes los paga la empresa aparte» |
| Técnica | «Lo normal» | «Dos ponentes con presentación, un vídeo de tres minutos con sonido y turno de preguntas con micrófono de mano» |
| Catering | «Algo de picar» | «Café de bienvenida y cóctel de pie al final; hacen falta dos menús sin gluten» |
| Protocolo | «Puede que venga alguien del ayuntamiento» | «Ha confirmado una concejala; hay que cerrar con el gabinete de la concejala el orden de intervenciones» |
| Comunicación | «Lo subiremos a redes» | «Fotógrafo toda la mañana; las fotos irán a la web y a redes, así que la inscripción tiene que avisar de que se harán» |
Con la columna del centro, cualquier presupuesto es una estimación. Con la de la derecha, la productora puede pedir precios cerrados esa misma semana y sabe desde el principio que tiene que hablar con un gabinete de protocolo.
06Lo que más se olvida en un briefing de evento
Son los huecos que más vemos repetirse en los briefings que nos llegan. Ninguno es raro y todos salen caros si se descubren tarde.
- Se pone una sola fecha. Si el recinto está ocupado ese día, se vuelve a empezar.
- Nadie pregunta por el montaje y el desmontaje. El espacio se alquila por horas y cuentan también las de montar y recoger: un montaje técnico puede necesitar la tarde anterior.
- La horquilla no dice si lleva IVA. En un evento se mezclan tipos según cómo se facture cada partida: el general es del 21 %, y el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto va al 10 %[2]. Una horquilla sin aclarar esto se desvía en cuanto se pasa a factura.
- No se cuenta lo que impone el espacio. Hay recintos que obligan a usar su catering o su técnico, y eso hay que saberlo antes de pedir precios fuera.
- Los menús especiales se piden tarde. La información sobre alérgenos es obligatoria también en lo que no va envasado[3], así que el catering tiene que poder decir qué lleva cada plato, pero no puede adivinar qué necesitan tus invitados. Basta con decir cuántos menús especiales hacen falta y de qué tipo, sin nombres: las alergias de una persona identificada son datos de salud[4]. Más en cómo elegir el catering.
- Se avisa de que vienen autoridades, sin más. En los actos oficiales, el Real Decreto 2099/1983 fija quién preside y el orden de precedencia[5]; en un acto de empresa al que acude un cargo público se toma como referencia y se pacta con el gabinete de ese cargo. Lo contamos en qué es el protocolo institucional.
- Nadie dice quién gestiona la inscripción. Si la lleva la productora, trata datos personales por cuenta de la empresa, y el RGPD exige un contrato que fije el objeto, la duración, la finalidad y el tipo de datos de ese tratamiento[4]. Mejor que conste en el briefing que descubrirlo con el formulario ya publicado.
- Nadie mira el aforo del espacio. Según la capacidad y la actividad, puede hacer falta un plan de autoprotección; lo explicamos en cuándo es obligatorio un plan de autoprotección.
07Después del briefing: preguntas, propuesta y escaleta
Un briefing no se entrega y se olvida. Lo normal es que la productora lo lea y vuelva con preguntas: en el oficio se llama contrabriefing, la respuesta con las dudas, los riesgos que ve y lo que propondría cambiar. Si no te devuelven ni una pregunta, desconfía: o el briefing era perfecto, o nadie lo ha leído con calma.
Con las dudas resueltas llegan la propuesta y el presupuesto. Y el briefing sigue trabajando después, porque de él salen la escaleta minuto a minuto y la lista de material que se pide a los proveedores técnicos. Si cambia el número de asistentes o el horario, se cambia primero en el briefing y de ahí pasa a todo lo demás; así nadie trabaja con una versión vieja.
08Preguntas frecuentes
¿Qué es un briefing de evento?
Es el documento en el que quien encarga un evento le da a la productora la información para diseñarlo y presupuestarlo: objetivo, público, fecha y alternativa, número de asistentes, espacio, presupuesto, técnica, catering, protocolo y comunicación.
¿Qué diferencia hay entre brief y briefing?
En el día a día se usan como sinónimos. Si se quiere distinguir, el brief es el documento escrito y el briefing es la reunión o el acto de informar en el que se repasa ese documento.
¿Cómo se dice briefing en español?
La FundéuRAE propone «sesión informativa» o «reunión informativa» cuando se trata de una reunión para dar información e instrucciones, e «informe» cuando se refiere a la acción de informar a alguien.
¿Quién hace el briefing, el cliente o la productora?
Lo escribe quien encarga el evento, que es quien sabe qué necesita. La productora lo completa con preguntas, lo que se llama contrabriefing, y a menudo facilita una plantilla para que no se quede ningún campo fuera.
¿Cuándo hay que mandar el briefing?
En cuanto haya objetivo y una fecha aproximada, aunque falten datos. Cuanto antes llegue, más recintos y proveedores quedan libres para elegir; lo que falte se completa después con las preguntas de la productora.
Un briefing, un solo equipo que lo responde
Cuando el espacio, la técnica, el catering, el personal y el protocolo los lleva el mismo equipo, el briefing se contesta una vez y no cinco. Ningún proveedor vuelve a preguntar cuántos asistentes hay o a qué hora se monta, porque todos trabajan sobre la misma ficha, y un cambio de última hora llega a todos a la vez.
Fuentes
- «sesión informativa» o «informe», mejor que «briefing» (FundéuRAE, 02-02-2021) — Los dos sentidos de briefing y sus alternativas en español: sesión o reunión informativa, e informe
- Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido (texto consolidado, BOE) — Art. 90, tipo general del 21 %; art. 91.Uno.2.2.º, tipo del 10 % para el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto, entre otros servicios
- Etiquetado de sustancias que causan alergias e intolerancias alimentarias (AESAN) — Art. 44 del Reglamento (UE) n.º 1169/2011: la información sobre alérgenos es obligatoria también en alimentos no envasados
- Reglamento (UE) 2016/679, general de protección de datos (DOUE, en el BOE) — Art. 4.15: datos relativos a la salud. Art. 28.3: el tratamiento por el encargado se rige por un contrato que fija objeto, duración, naturaleza y finalidad del tratamiento, tipo de datos y categorías de interesados
- Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto, por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado (BOE) — Régimen de precedencias en los actos oficiales (art. 1 y 3) y presidencia del acto (art. 4)
