Cómo hacer una escaleta de evento, minuto a minuto

Un programa dice qué va a pasar. Una escaleta dice a qué hora exacta, cuánto dura, quién lo hace, qué necesita la técnica y qué pasa si se retrasa. Es el documento que lleva en la mano quien dirige el acto, y el que hace que ponentes, técnicos, catering y personal trabajen con el mismo reloj.

01Qué es una escaleta y qué no es

La escaleta es el guion técnico del evento ordenado por tiempo: una tabla en la que cada fila es un bloque (bienvenida, ponencia, pausa, vídeo, entrega de premios) con su hora de inicio, su duración, la persona responsable y lo que necesita cada área para que ese bloque ocurra.

Se confunde con tres documentos que conviven con ella:

• El programa es lo que ve el asistente: títulos, ponentes y horas aproximadas. La escaleta es lo que ve el equipo: la misma jornada con los minutos de transición, los micrófonos y los avisos que el público no ve.
• El rider técnico describe el equipo que hace falta (sonido, luces, vídeo, escenario). La escaleta dice cuándo entra cada cosa.
• El cronograma de producción cubre las semanas o meses anteriores: contrataciones, permisos, montaje. La escaleta cubre el día del evento, del primer montaje al último desmontaje.

02Las columnas que lleva una escaleta

Hay tantas plantillas como productoras, pero las columnas que funcionan en cualquier formato son estas:

• Hora de inicio, en formato 24 h y con minutos. No vale «después del café».
• Duración del bloque. La hora de fin se calcula; si la escribes a mano, tarde o temprano deja de cuadrar.
• Bloque: nombre corto de lo que pasa (Bienvenida, Mesa 1, Vídeo institucional, Pausa café).
• Quién: la persona que está en escena o la responsable de que el bloque ocurra (ponente, presentador, coordinador de sala).
• Escenario y sala: qué hay sobre el escenario (atril, sillones, pantalla), cómo está la luz de sala y quién entra o sale.
• Técnica: micrófonos activos, vídeo o presentación que se lanza, música de entrada, luces.
• Avisos: lo que tiene que pasar fuera del escenario en ese minuto: abrir puertas, servir el café, avisar al siguiente ponente, foto de grupo.
• Notas y plan B: qué se recorta si vamos tarde y qué se alarga si vamos pronto.

En eventos con varios espacios (un congreso con sala plenaria y salas paralelas, una feria con escenario y zona de catas) se hace una escaleta por espacio y una general que las cruza.

03Cómo se construye: del final hacia atrás

El error más habitual es escribir la escaleta de arriba abajo, sumando bloques hasta ver a qué hora acaba. Se construye al revés:

1. Fija las horas que no se mueven. La hora de fin (el catering, el autobús, el vuelo del ponente), la llegada de una autoridad, la hora a la que el recinto tiene que estar vacío.
2. Reparte el tiempo real disponible entre los bloques, no el que a cada ponente le gustaría. Una ponencia de «20 minutos» son 20 minutos más la presentación, la subida al escenario y las preguntas: cuenta 30.
3. Escribe las transiciones como bloques propios. Cambiar un ponente por una mesa redonda son 3 minutos con sillones, micrófonos de mano y una cortinilla de vídeo. Si no están en la escaleta, se los come la siguiente ponencia.
4. Mete colchones. Entre 5 y 10 minutos cada dos horas, en bloques que puedan absorberlos (una pausa, un vídeo, el turno de preguntas). Sin colchón, un retraso de tres minutos a las diez de la mañana es un retraso de veinte a la una.
5. Decide qué se recorta. Marca en cada bloque si es fijo o flexible. El día del evento nadie tiene tiempo de decidirlo.
6. Añade el montaje y el desmontaje. La escaleta empieza cuando llega el primer camión y termina cuando sale el último, no cuando empieza el acto.

04Ejemplo: escaleta de una jornada de empresa

Una jornada profesional de media mañana en un salón de hotel, con dos ponencias, una mesa redonda y un cóctel. Resumida: la real lleva las columnas de técnica y avisos.

Fíjate en tres cosas: la transición a la mesa es un bloque con su tiempo; el café se sirve cinco minutos antes de que la escaleta diga «pausa», porque el asistente llega al café al segundo de terminar la mesa; y hay un solo bloque marcado como fijo (los autobuses), que es el que manda sobre todo lo demás.

05Los errores que más escaletas rompen

• Horas redondas por sistema. Los bloques empiezan a y cuarto, y veinte, y veintitrés. Si todo empieza en punto, alguien ha inventado el tiempo.
• Ponentes que no la han visto. Un ponente que no sabe que tiene 20 minutos habla 35. La escaleta se comparte y se confirma con cada uno la semana anterior.
• Una sola versión el día del evento. Si cambia algo por la mañana, cambia en un solo documento y se reparte de nuevo con la hora de versión en la cabecera. Dos escaletas distintas en dos manos es la forma más rápida de que el vídeo salga en el momento equivocado.
• Sin responsable por bloque. «Alguien avisa al ponente» es nadie.
• Sin colchones. Ya lo hemos dicho; es el fallo que más se repite.
• Catering fuera de la escaleta. El café, la comida y el cóctel se sirven a la hora de la escaleta, no a la del programa impreso. Si el catering va por libre, va tarde.

06Quién la escribe y quién la lleva el día del evento

La escribe quien dirige la producción, con el cliente para cerrar contenidos y con la técnica para cerrar tiempos. El día del evento la lleva una sola persona, el regidor o coordinador del acto, que es quien decide en tiempo real si se recorta el turno de preguntas o se alarga la pausa. Todo el equipo tiene la misma versión, pero solo una voz la cambia.

En GranVia Productions es lo primero que preparamos con cada cliente y lo último que cerramos antes del evento: una escaleta cuadrada es la diferencia entre un acto que parece fácil y uno que parece un milagro.

07Preguntas frecuentes